রিভিউ সারি দিয়ে উত্তর ঠিক করুন

আপনার ব্যবসার তথ্যে উত্তর না পেলে আপনার অ্যাসিস্ট্যান্ট আপনার ঠিক করা "জানি না" উত্তর দেয় এবং প্রশ্নটি রিভিউ সারি-তে যোগ করে। সেখানে আপনি যে উত্তর সংরক্ষণ করেন, তা ওই অ্যাসিস্ট্যান্টের জন্য নতুন তথ্য হয়ে যায়।

রিভিউ সারি খুলুন

সাইডবারে রিভিউ সারি বেছে নিন। প্রধান সাইডবারে আপনার সব অ্যাসিস্ট্যান্টের প্রশ্ন দেখায়। কোনো অ্যাসিস্ট্যান্টের ভেতরে রিভিউ সারি শুধু সেই অ্যাসিস্ট্যান্টের প্রশ্ন দেখায়।

প্রতিটি আইটেমে গ্রাহকের প্রশ্ন, কোন অ্যাসিস্ট্যান্ট থেকে এসেছে এবং কখন জিজ্ঞেস করা হয়েছে তা দেখায়। এতে একটি ম্যাচ স্কোরও থাকতে পারে। এটি দেখায় আপনার তথ্য প্রশ্নের সঙ্গে কতটা মিলেছে, যা অ্যাডভান্সড সেটিংস-এ ঠিক করা সর্বনিম্ন সীমার সঙ্গে তুলনা করা হয়।

একটি প্রশ্নের উত্তর দিন

1. প্রশ্নের মেনুতে (তিনটি বিন্দু) ক্লিক করে উত্তর দিন ও ট্রেন করুন বেছে নিন।
2. সঠিক উত্তর-এর নিচে আপনার অ্যাসিস্ট্যান্টকে যে উত্তর দিতে চান তা লিখুন।
3. সংশোধন সারিতে দিন ক্লিক করুন।

আপনার উত্তরটি নতুন তথ্যের উৎস হিসেবে সংরক্ষিত হয়। প্রক্রিয়া শেষ হলে প্রশ্নটি সারি থেকে সরে যায়। যাচাই করতে কিছুক্ষণ পরে পেজ রিফ্রেশ করুন। প্রতিটি সংশোধন আপনার প্ল্যানের উৎসের সীমা-র মধ্যে গণ্য হয়।

আপনার টিমের উত্তর থেকে প্রস্তাবিত উত্তর

আপনি বা আপনার টিম যদি ওই কথোপকথনে গ্রাহককে নিজে উত্তর দিয়ে থাকেন (7 দিনের মধ্যে), তাহলে সঠিক উত্তর বক্সটি সেই উত্তর দিয়ে ভরা থাকে। আপনি এই নোটটি দেখতে পাবেন: "এই কথোপকথনে আপনার টিমের উত্তর থেকে ভরা হয়েছে।" এটি দেখে নিন, ওই একজন গ্রাহকের নির্দিষ্ট বিষয়, যেমন নাম বা অর্ডারের তথ্য, সরিয়ে দিন, তারপর সংশোধন সারিতে দিন ক্লিক করুন।

একটি প্রশ্ন বাদ দিন

কোনো প্রশ্নের উত্তর দরকার না হলে, যেমন স্প্যাম বা আপনার ব্যবসার সঙ্গে সম্পর্কহীন কিছু, মেনু খুলে উপেক্ষা করুন ও সরান বেছে নিন। এটি ফেরানো যায় না।

আপনি কথোপকথন থেকেও উত্তর ঠিক করতে পারেন

কথোপকথন-এ অ্যাসিস্ট্যান্ট যে বার্তার উত্তর দিতে পারেনি তাতে "উত্তর খুঁজে পাওয়া যায়নি — আপনাকে লাগবে" চিহ্ন থাকে। আপনি সেখানেই প্রশিক্ষণ সংশোধন যোগ করুন দিয়ে সংশোধন যোগ করতে পারেন।

উত্তর না পাওয়া প্রশ্নের সাপ্তাহিক ইমেইল

প্রতি সোমবার Chatzora অ্যাকাউন্টের মালিককে প্রতিটি অ্যাসিস্ট্যান্টের সাপ্তাহিক সারসংক্ষেপ ইমেইল করে। এতে থাকে কথোপকথনের সংখ্যা, কতগুলো সমাধান হয়েছে, গ্রাহকদের রেটিং এবং সেই সপ্তাহে অ্যাসিস্ট্যান্ট যেসব প্রশ্নের উত্তর দিতে পারেনি তার সেরা পাঁচটি। একই ধরনের প্রশ্ন একসঙ্গে রাখা হয়, ফলে কোনো প্রশ্ন বহুবার করা হলে আপনি তা দেখতে পান। সেগুলো দিয়েই শুরু করুন: ওগুলোর উত্তর দিলে সবচেয়ে বেশি গ্রাহকের উপকার হয়।

পরামর্শ

• উত্তর সেভাবেই লিখুন, যেভাবে আপনি গ্রাহককে বলতেন।
• প্রতিটি উত্তর এক বিষয়ে রাখুন। আলাদা প্রশ্নের জন্য আলাদা উত্তর যোগ করুন।
• সংশোধন সংরক্ষণের পর একই প্রশ্ন আপনার অ্যাসিস্ট্যান্ট পরীক্ষা করুন-এ করে ফলাফল যাচাই করুন।